Сотрудники постоянно выполняют одинаковые действия
Создают типовые задачи, отправляют уведомления, передают информацию коллегам, заполняют документы и контролируют сроки вручную.
Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24
Переносим повторяющиеся процессы компании в Битрикс24: от обработки заявок и согласования документов до HR, закупок и взаимодействия между отделами. Настраиваем маршруты, ответственных, сроки и автоматические действия, чтобы процесс выполнялся по заданной логике и не зависел от ручного контроля на каждом этапе.
ОБСУДИТЬ АВТОМАТИЗАЦИЮ
ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ
ПЕРЕНОСИМ ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ПРОЦЕССЫ В ЕДИНУЮ СИСТЕМУ
Во многих компаниях значительная часть процессов держится на сотрудниках: нужно самостоятельно передать заявку коллеге, поставить задачу, напомнить о сроке, запросить согласование, подготовить документ или проверить следующий этап. Чем больше таких операций, тем выше риск задержек, пропущенных действий и потери информации.
Анализируем процесс, определяем этапы, участников, условия перехода и действия, которые можно передать системе. Затем настраиваем подходящий сценарий в Битрикс24 с помощью роботов и триггеров, бизнес-процессов, смарт-процессов, цифровых рабочих мест и других инструментов платформы.
КОГДА НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
КОГДА ПРОЦЕССЫ ЗАВИСЯТ ОТ РУЧНОГО КОНТРОЛЯ
Процессы зависят от конкретных людей
Если сотрудник забыл передать заявку следующему отделу или поставить задачу, работа останавливается.
Непонятно, на каком этапе находится процесс
Чтобы узнать статус договора, закупки, заявки или другого процесса, приходится писать ответственным и собирать информацию вручную.
Согласования занимают много времени
Документы и заявки передаются между сотрудниками в чатах и по электронной почте, а история согласования распределена между разными каналами.
Процесс каждый раз проходит по-разному
Нет единого маршрута, обязательных этапов и правил передачи работы следующему ответственному.
Руководителю приходится контролировать сроки вручную
Система не предупреждает о задержках, поэтому просрочки обнаруживаются уже после того, как процесс остановился.
ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ
ОТ АНАЛИЗА ПРОЦЕССА ДО РАБОЧЕГО СЦЕНАРИЯ В БИТРИКС24
Анализ и проектирование процесса
Разбираем текущую работу: с чего начинается процесс, какие этапы проходит, кто участвует, какие данные используются и где возникают задержки. Затем фиксируем будущую логику: этапы, статусы, участников, сроки, условия перехода и варианты развития процесса.
Выбор инструментов Битрикс24
Подбираем механизм под задачу. Для одного сценария достаточно роботов и триггеров, для другого нужен отдельный смарт-процесс, маршрут согласования или полноценный бизнес-процесс.
Смарт-процессы и цифровые рабочие места
Создаём отдельные сущности для процессов, которым не подходят стандартные лиды и сделки. Настраиваем поля, стадии, воронки, права и связи, а при необходимости объединяем связанные процессы подразделения в цифровом рабочем месте.
Роботы, триггеры и задачи
Автоматизируем создание задач и документов, уведомления, смену ответственных и другие предусмотренные действия. Настраиваем реакцию на события, сроки и изменения статусов.
Бизнес-процессы и согласования
Создаём последовательные и разветвлённые сценарии с несколькими участниками, условиями и маршрутами. Выстраиваем согласования заявок, документов и решений с дальнейшими действиями после утверждения или отклонения.
Права доступа и связи между отделами
Разделяем доступ по ролям и подразделениям и настраиваем автоматическую передачу работы между командами, например из продаж в юридический отдел или из HR в IT.
Интеграции с другими системами
Если процесс выходит за пределы Битрикс24, определяем возможность обмена данными с 1С, сайтом, телефонией, внешними сервисами и другими системами. Состав интеграции согласовывается отдельно.
Тестирование и документирование
Проверяем основной и альтернативные маршруты: согласование, отказ, просрочку, возврат на предыдущий этап и другие предусмотренные ситуации. Фиксируем логику процесса и при необходимости готовим инструкции для сотрудников.
ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
КАК МОГУТ РАБОТАТЬ ПРОЦЕССЫ ПОСЛЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
Обработка входящей заявки
Клиент оставляет заявку → система создаёт элемент CRM → назначает ответственного → ставит задачу менеджеру → отправляет уведомление → фиксирует дальнейшее движение по этапам.
Подготовка договора
Сделка достигает нужного этапа → создаётся заявка юридическому отделу → юрист получает задачу → договор готовится и отправляется на согласование → после согласования процесс возвращается в продажи.
Согласование отпуска и онбординг
Заявка на отпуск проходит руководителя и HR с фиксацией результата. При онбординге HR запускает процесс, IT получает задачи на рабочее место и доступы, руководитель — задачу по адаптации.
Закупка оборудования
Сотрудник создаёт заявку → руководитель согласовывает → заявка передаётся ответственному за закупку → фиксируются стоимость и статус → после получения оборудования процесс закрывается.
Рекламации и контроль сроков
Для рекламации создаётся отдельная карточка, назначается ответственный, фиксируются этапы и задачи. Для просроченных задач можно настроить реакцию на приближение дедлайна и уведомления.
Передача между отделами и согласование КП
После завершения продажи система создаёт следующий процесс и передаёт данные другому подразделению. Коммерческое предложение может проходить согласование руководителем и возвращаться менеджеру.
ЧТО МОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
НЕ ТОЛЬКО ПРОДАЖИ — ВНУТРЕННИЕ ПРОЦЕССЫ ТОЖЕ
- продажи и работу с клиентами;
- обработку обращений;
- согласование договоров и документов;
- закупки и заявки на оплату;
- HR-процессы, найм и адаптацию сотрудников;
- отпуска и командировки;
- IT-заявки;
- работу с рекламациями и сервисным обслуживанием;
- внутренние заявки сотрудников;
- передачу работы между подразделениями;
- постановку и контроль задач;
- другие повторяющиеся процессы с понятной последовательностью действий.
ВАЖНО ПЕРЕД АВТОМАТИЗАЦИЕЙ
АВТОМАТИЗИРУЕМ ТО, ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ИМЕЕТ СМЫСЛ
Не каждый процесс нужно автоматизировать целиком. Часть решений требует участия сотрудника, а некоторые сценарии экономически нецелесообразно переносить в систему. Перед настройкой сначала описываем текущую логику и определяем, какой она должна быть после автоматизации — иначе можно просто перенести в Битрикс24 неудобный процесс без улучшений.
КАК ПРОХОДИТ РАБОТА
Выбираем процесс
Определяем, какой процесс необходимо автоматизировать и какую проблему должна решить автоматизация.
Разбираем текущую работу
Фиксируем участников, действия, документы, сроки, исключения и точки передачи информации.
Проектируем будущий сценарий
Определяем этапы, статусы, ответственных и условия перехода. Отдельно фиксируем действия сотрудников и системы.
Выбираем инструменты
Определяем, где использовать CRM, задачи, роботов и триггеры, смарт-процессы, цифровые рабочие места или бизнес-процессы.
Настраиваем автоматизацию
Создаём необходимую структуру, поля, стадии, правила, задачи, уведомления и автоматические действия.
Настраиваем связи
При необходимости связываем процесс с другими подразделениями, CRM или внешними системами.
Тестируем
Проверяем разные сценарии прохождения процесса и исправляем ошибки.
Запускаем
Переводим автоматизацию в рабочий режим и проверяем её на реальных процессах.
Обучаем сотрудников
Показываем участникам, где начинается процесс, какие действия остаются на их стороне и как контролировать текущий статус.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ
Зафиксированная логика процесса
Описанные этапы, статусы, участники, сроки, условия переходов и правила работы — чтобы процесс выполнялся по единой понятной схеме.
Рабочий сценарий в Битрикс24
Настроенный процесс с нужной структурой, стадиями и статусами; при необходимости — со смарт-процессами и цифровыми рабочими местами.
Автоматические действия и согласования
Роботы, триггеры, задачи, уведомления, напоминания и маршруты согласования в том объёме, который предусмотрен проектом.
Роли, доступы и связи между отделами
Настроенные права доступа, передача работы между подразделениями и интеграции с другими системами в согласованном объёме.
Протестированный процесс и инструкции
Проверенный основной и альтернативные сценарии, возможность видеть статус, ответственного и историю прохождения; инструкции сотрудникам — при необходимости.
КЕЙСЫ
БИТРИКС24 ДЛЯ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА "Вжух и суши"
Объединили отзывы и обращения в одной CRM, настроили маршрут обработки, автоматическое назначение задач и контроль статусов.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ КОМПАНИИ «СФЕРАГРУПП»
Объединили продажи, логистику, коммуникации и документооборот в единой CRM для компании по поставке автомобилей из Японии.
БИТРИКС24 ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Автоматизировали маршрут согласования документов между подразделениями, уведомления, контроль сроков и историю решений в единой карточке.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ В НАХОДКЕ
Разделили ключевые строительные процессы на отдельные воронки, автоматизировали согласование счетов и настроили единые правила работы в CRM.
БИТРИКС24 ДЛЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ
Единая CRM для международной команды, интеграция электронной почты, автоматизация заявок и корпоративная база знаний.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИТРИКС24 ДЛЯ АВТОМОБИЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Перестроили CRM после нескольких внедрений, восстановили логику продаж и интеграции, настроили сквозную аналитику и единые правила обработки обращений.
ОТ ЧЕГО ЗАВИСИТ СТОИМОСТЬ
Стоимость рассчитывается после разбора процесса. На объём работ влияют количество автоматизируемых процессов, этапов, участников, подразделений и ролей, число условий и вариантов прохождения процесса, количество автоматических действий, необходимость бизнес-процессов, смарт-процессов и цифровых рабочих мест, число роботов и триггеров, сложность маршрутов согласования, количество документов и шаблонов, необходимость связать несколько процессов, количество интеграций, индивидуальная разработка, объём тестирования, перенос существующих данных и количество сотрудников, которых нужно обучить.
Для предварительной оценки достаточно описать процесс так, как он работает сейчас: с чего начинается, какие сотрудники участвуют, какие этапы проходит и какие действия приходится выполнять вручную.
ПОЧЕМУ IT-WIZARDS
Сначала разбираем процесс, потом автоматизируем
Не переносим хаос в систему: фиксируем текущую логику, задержки, исключения и ручные операции, а затем проектируем целевой сценарий.
Подбираем инструмент под задачу
Используем роботов, триггеры, смарт-процессы, цифровые рабочие места и бизнес-процессы по сложности конкретного сценария, а не по шаблону.
Связываем подразделения в один маршрут
Настраиваем передачу работы между отделами, роли и права доступа, чтобы процесс не обрывался на границе между командами.
Тестируем не только идеальный сценарий
Проверяем согласование, отказ, просрочку, возврат на предыдущий этап и другие предусмотренные варианты, затем фиксируем логику и обучаем участников.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
В первую очередь процессы с повторяемой логикой: обработку обращений, передачу работы между отделами, согласования, внутренние заявки, постановку задач, уведомления, создание документов и другие последовательные операции.
Да. Для этого в Битрикс24 используются смарт-процессы и цифровые рабочие места. Они позволяют создавать отдельные сценарии для HR, IT, закупок, бухгалтерии и других подразделений.
Робот выполняет определённое действие при наступлении условия или этапа. Триггер отслеживает событие и может изменить стадию элемента. Бизнес-процесс подходит для более разветвлённой последовательности действий с сотрудниками, условиями и согласованиями.
Это настраиваемая сущность Битрикс24 со своими полями, стадиями, правами и автоматизацией. Например, можно создать отдельные процессы «Закупки», «Рекламации», «Договоры» или «Оборудование», не используя для этого обычные сделки CRM.
Да. Например, продажа может автоматически создавать заявку юридическому отделу, а HR — заявку IT-отделу на подготовку оборудования. Битрикс24 позволяет связывать разные смарт-процессы и цифровые рабочие места.
Да. В зависимости от инструмента можно настроить сроки, уведомления и сценарии реакции на приближение дедлайна или изменение статуса. В задачах для этого используются в том числе роботы и триггеры.
Да. Бизнес-процессы подходят для сценариев, в которых документ или решение должны последовательно пройти определённых сотрудников.
Да. Перед настройкой нужно понять текущую логику и определить, какой она должна быть после автоматизации. Иначе есть риск автоматизировать лишние действия или перенести в Битрикс24 неудобный процесс без изменений.
Нет. Часть решений требует участия сотрудника, а некоторые процессы экономически нецелесообразно автоматизировать. Определяем, где автоматизация действительно сокращает рутинную работу или усиливает контроль.
Не всегда. Многие сценарии можно реализовать штатными инструментами Битрикс24. Для нестандартной логики, интеграций или функций, которых нет в платформе, может потребоваться приложение или индивидуальная разработка.
Нет. Набор инструментов зависит от тарифа Битрикс24. Например, бизнес-процессы и смарт-процессы доступны не на всех тарифах. Перед проектированием проверяем, поддерживает ли текущий тариф необходимые инструменты.
ОБСУДИМ АВТОМАТИЗАЦИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Опишите процесс так, как он работает сейчас: с чего начинается, кто участвует, какие этапы проходит и какие действия выполняются вручную. Разберём логику и определим подходящий состав автоматизации для предварительной оценки.
