Компания переходит с другой CRM
Нужно сохранить накопленную клиентскую базу и продолжить работу уже в Битрикс24.
Перенос данных и миграция в Битрикс24
Перенесём клиентскую базу, сделки и другие рабочие данные из действующей CRM, Excel, другого Битрикс24 или внешней системы. Заранее определим структуру новой CRM, сопоставим данные и проверим результат, чтобы после перехода команда могла продолжить работу с сохранённой информацией и связями.
ОБСУДИТЬ ПЕРЕНОС ДАННЫХ
ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ
ПЕРЕНОСИМ НЕ ПРОСТО СПИСОК КЛИЕНТОВ — ПРОЕКТИРУЕМ ПЕРЕХОД НА НОВУЮ CRM
В действующей системе уже накоплены контакты, компании, сделки, стадии, ответственные, комментарии, задачи и другие данные, которые нужны сотрудникам для продолжения работы. Если загрузить их без предварительного проектирования, в новом Битрикс24 могут появиться дубли, потеряться связи между сущностями, измениться стадии сделок или оказаться ненужными данные, которые годами накапливались в старой системе.
Поэтому начинаем миграцию с анализа источника и будущей структуры Битрикс24: определяем состав переноса, сопоставляем сущности и поля, подготавливаем CRM и выбираем подходящий механизм — штатный импорт, приложение Маркетплейса, API или индивидуальный сценарий. Конкретный способ зависит от исходной системы, состава и объёма данных.
КОГДА НУЖНА МИГРАЦИЯ
КОГДА НАКОПЛЕННЫЕ ДАННЫЕ НУЖНО ПЕРЕНЕСТИ В БИТРИКС24 И НЕ НАЧИНАТЬ РАБОТУ С ПУСТОЙ CRM
Клиентская база ведётся в Excel
Контакты, компании и сделки хранятся в одной или нескольких таблицах, а сотрудники вручную обновляют информацию.
Данные находятся в нескольких системах
Часть клиентской базы хранится в CRM, часть — в таблицах, часть — в других сервисах. Перед внедрением Битрикс24 информацию нужно собрать и структурировать.
Компания переезжает на новый портал Битрикс24
Необходимо перенести данные и, при соответствующем сценарии, доступные настройки со старого портала.
Нужно объединить несколько баз
У компании несколько подразделений или источников данных, которые необходимо привести к единой структуре CRM.
Старая CRM больше не подходит
Бизнес вырос, появились новые процессы и требования к автоматизации, а существующая система ограничивает дальнейшее развитие.
ЧТО ВХОДИТ В МИГРАЦИЮ
ОТ АНАЛИЗА И КАРТЫ СООТВЕТСТВИЙ ДО ТЕСТОВОГО И ОСНОВНОГО ПЕРЕНОСА
Анализ исходной системы
Изучаем, где находятся данные, как устроена клиентская база, сколько записей и сущностей используется, какие есть воронки, пользовательские поля, связи и проблемы качества данных.
Определение состава данных
Фиксируем, какие сущности действительно нужно перенести: лиды, контакты, компании, сделки, воронки, пользовательские поля, товары, задачи, комментарии, ответственных и другие технически доступные данные. Состав зависит от источника и механизма миграции.
Проектирование структуры Битрикс24
До загрузки определяем, как должна выглядеть новая CRM. Не копируем автоматически старые воронки и поля, если они больше не соответствуют актуальным процессам компании.
Сопоставление сущностей и полей
Создаём карту соответствий между исходной системой и Битрикс24: определяем, куда попадут клиенты, контакты, сделки, этапы, ответственные, пользовательские поля и справочники.
Подготовка данных и правила дублей
Проверяем форматы и обязательные поля, нормализуем значения, выявляем пустые данные и заранее определяем правила обработки повторяющихся записей.
Подготовка CRM к загрузке
Создаём необходимые поля, настраиваем структуру и сопоставляем стадии старой CRM с воронками Битрикс24, чтобы каждой записи было заранее определено место.
Перенос согласованных данных
Загружаем клиентскую базу, сделки и другие согласованные сущности доступным для выбранного сценария способом и восстанавливаем предусмотренные связи между данными.
Тестирование и проверка после миграции
Для сложных проектов сначала проверяем сценарий на части данных. После основного переноса контролируем количество записей, ключевые связи, ответственных, стадии и пользовательские поля.
ПРИМЕРЫ МИГРАЦИИ
ОТ AMOCRM И EXCEL ДО НОВОГО ПОРТАЛА И САМОПИСНОЙ CRM
Переход с amoCRM на Битрикс24
Анализируем amoCRM, сопоставляем воронки и поля, готовим Битрикс24, переносим согласованный состав клиентов и сделок, проверяем связи и запускаем работу команды в новой CRM. Возможности конкретного мигратора проверяем до запуска.
Переход из Excel
Собираем таблицы, определяем контакты, компании и сделки, сопоставляем колонки с полями CRM, задаём правила дублей, импортируем данные и проверяем результат.
Объединение нескольких таблиц
Приводим базы разных отделов к единой структуре, определяем правила дублей, загружаем общую клиентскую базу и распределяем ответственность.
Переезд на новый Битрикс24
Определяем необходимый контур переноса, мигрируем CRM-данные, переносим технически доступные настройки и процессы в согласованном объёме, проверяем результат и запускаем новый портал.
Переход с самописной CRM
Изучаем структуру базы и возможности экспорта или API, проектируем соответствия, выбираем механизм передачи, выполняем тестовый перенос и после проверки переносим основной объём.
МИГРАЦИЯ — НЕ КОПИРОВАНИЕ СТАРОЙ CRM
НЕ ПЕРЕНОСИМ УСТАРЕВШИЕ ПОЛЯ, СТАДИИ И ДУБЛИ АВТОМАТИЧЕСКИ
Если старая CRM содержит неиспользуемые поля, лишние стадии, устаревшие процессы, тысячи дублей, некорректные данные или неактуальных клиентов, переносить их без анализа означает перенести старые проблемы в новую систему. Поэтому до миграции определяем, какие данные необходимо сохранить, что стоит преобразовать, а от чего можно отказаться.
ДАННЫЕ И АВТОМАТИЗАЦИЯ
РОБОТЫ И СЦЕНАРИИ НЕЛЬЗЯ СЧИТАТЬ ОБЫЧНЫМИ ДАННЫМИ
При переходе с другой CRM автоматизацию старой системы анализируем отдельно. Логику воронок, роботов и сценариев необходимо воспроизводить средствами Битрикс24 там, где это действительно требуется. При миграции между порталами часть настроек и процессов может переноситься штатными средствами, но конкретные возможности зависят от типа данных и сценария.
ПЕРЕЕЗД МЕЖДУ ПОРТАЛАМИ БИТРИКС24
ПОРЯДОК ОПЕРАЦИЙ ЗДЕСЬ ОСОБЕННО ВАЖЕН
При переносе между порталами заранее определяем, какие данные и настройки должны попасть в новый Битрикс24, и планируем последовательность действий. В отдельных сценариях импорт настроек CRM может повлиять на уже существующие лиды и сделки на целевом портале, поэтому такие операции выполняем только после анализа и проверки сценария.
КАК ПРОХОДИТ РАБОТА
Определяем источник
Выясняем, откуда необходимо перенести данные и в каком виде они доступны.
Анализируем базу
Проверяем объём, структуру, связи и качество информации.
Определяем состав миграции
Фиксируем, какие сущности и данные необходимо сохранить.
Проектируем Битрикс24
Настраиваем структуру, в которую будут загружаться данные.
Составляем карту соответствий
Определяем соответствие сущностей, полей, пользователей и стадий.
Выбираем способ переноса
Используем штатный импорт, приложение Маркетплейса, API или индивидуальный сценарий в зависимости от источника и задачи.
Проводим тест
На сложных проектах переносим часть данных и проверяем результат.
Выполняем основной перенос
Загружаем согласованный объём информации.
Проверяем данные
Контролируем количество записей, связи, поля, ответственных и стадии.
Переключаем команду на новую систему
Определяем момент прекращения работы со старой CRM и начала работы в Битрикс24, чтобы после миграции базы не начали расходиться.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ
Подготовленную структуру Битрикс24
CRM заранее подготовлена под согласованный состав данных: поля, стадии, воронки и другие элементы определены до массовой загрузки.
Карту соответствий старой и новой системы
Зафиксировано, какие сущности, поля, пользователи и стадии исходной системы соответствуют структуре Битрикс24.
Перенесённую клиентскую базу и сделки
Согласованные контакты, компании, сделки и другие доступные сущности перенесены в технически возможном объёме с предусмотренными сценарием связями.
Обработанные по правилам дубли
Повторяющиеся записи обрабатываются по заранее согласованному сценарию, чтобы не переносить хаос старой базы в новую CRM.
Проверенный результат миграции
После переноса проверяем количество и структуру записей, связи, поля, ответственных и стадии, чтобы команда могла начать работу с необходимой исторической информацией.
КЕЙСЫ
БИТРИКС24 ДЛЯ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА "Вжух и суши"
Объединили отзывы и обращения в одной CRM, настроили маршрут обработки, автоматическое назначение задач и контроль статусов.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ КОМПАНИИ «СФЕРАГРУПП»
Объединили продажи, логистику, коммуникации и документооборот в единой CRM для компании по поставке автомобилей из Японии.
БИТРИКС24 ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Автоматизировали маршрут согласования документов между подразделениями, уведомления, контроль сроков и историю решений в единой карточке.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ В НАХОДКЕ
Разделили ключевые строительные процессы на отдельные воронки, автоматизировали согласование счетов и настроили единые правила работы в CRM.
БИТРИКС24 ДЛЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ
Единая CRM для международной команды, интеграция электронной почты, автоматизация заявок и корпоративная база знаний.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИТРИКС24 ДЛЯ АВТОМОБИЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Перестроили CRM после нескольких внедрений, восстановили логику продаж и интеграции, настроили сквозную аналитику и единые правила обработки обращений.
ОТ ЧЕГО ЗАВИСИТ СТОИМОСТЬ МИГРАЦИИ
Стоимость рассчитывается после анализа источника и объёма данных. На расчёт влияют система, из которой выполняется перенос, объём базы, количество контактов, компаний и сделок, число воронок и пользовательских полей, необходимость переноса истории, задач и активностей, сложность связей между сущностями, качество исходных данных и количество дублей, предварительная очистка и преобразование информации, количество пользователей, наличие готового мигратора, необходимость работы через API, перенос файлов и автоматизации, переезд между облачным и коробочным Битрикс24 и требования к срокам перехода.
Для предварительной оценки достаточно назвать текущую систему, примерный объём базы и перечислить данные, которые необходимо сохранить.
ПОЧЕМУ IT-WIZARDS
Не копируем старые проблемы
Перед переносом определяем, что нужно сохранить, что преобразовать, а от каких устаревших полей, стадий и данных можно отказаться. Миграция не должна превращаться в перенос старого хаоса в новую CRM.
Сначала проектируем соответствия
До массовой загрузки фиксируем, куда попадут сущности, поля, стадии и ответственные. Это снижает риск потери структуры и неправильного распределения данных.
Проверяем сценарий на части данных
Для сложных проектов сначала выполняем тестовую миграцию на ограниченном объёме. Это позволяет увидеть результат до массового переноса и скорректировать сопоставление.
Планируем момент переключения команды
Фиксируем момент прекращения работы со старой CRM и начала работы в Битрикс24, чтобы после основной миграции две базы не начали расходиться.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
Да. В Маркетплейсе Битрикс24 есть специализированные решения для миграции из amoCRM. Перед переносом проверяем состав данных и возможности конкретного инструмента.
Да. Битрикс24 поддерживает импорт CRM-данных, а для Excel и CSV доступны штатные и специализированные инструменты. Перед загрузкой сопоставляем колонки с полями CRM и определяем структуру данных.
Это зависит от исходной системы и доступных способов выгрузки. До оценки фиксируем перечень данных и отдельно проверяем возможность переноса каждого типа. Обещание перенести абсолютно всё без потерь до анализа системы некорректно.
Если исходные данные и выбранный способ миграции позволяют восстановить связи, предусматриваем их при переносе. Это отдельно проверяется во время тестовой миграции.
Как минимум необходимо подготовить структуру, в которую будут загружаться данные. Если параллельно проводится полноценное внедрение, миграция становится одним из его этапов.
Да. Битрикс24 предусматривает перенос CRM-элементов, товаров, отчётов, ряда настроек и других объектов между порталами. Возможности отличаются в зависимости от типа данных и конкретного сценария.
Не обязательно удалять всё вручную. Сначала анализируем данные и определяем правила: что переносим, что объединяем, что преобразуем и что действительно можно исключить.
Да. Для сложной миграции тестовый перенос — предпочтительный сценарий: он позволяет проверить сопоставление и результат до массовой загрузки.
На этапе подготовки — обычно да. Для финального перехода важно определить момент переключения, после которого новые данные уже фиксируются в Битрикс24. Иначе после основной миграции две базы начнут расходиться.
Она не удаляется автоматически. После проверки миграции старую систему можно оставить на определённый период для доступа к архивной информации, если это необходимо.
ОБСУДИМ ПЕРЕНОС ДАННЫХ В БИТРИКС24
Расскажите, из какой системы нужно перенести данные, какой примерный объём базы и какие сущности важно сохранить. Проверим структуру источника, определим состав миграции и подходящий сценарий переноса.
