Сотрудники работают в разных офисах или удалённо
Для подписания кадрового документа не хочется ждать личной встречи, пересылать бумажные оригиналы или организовывать отдельный обмен файлами.
Внедрение КЭДО в Битрикс24
Переводим кадровые документы и их подписание в Битрикс24: настраиваем шаблоны, роли, права доступа и рабочие сценарии для HR и сотрудников. Помогаем организовать кадровый электронный документооборот так, чтобы документы создавались, подписывались и оставались доступны в единой системе.
ОБСУДИТЬ ВНЕДРЕНИЕ КЭДО
ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ
НАСТРАИВАЕМ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПОД РЕАЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ
Кадровый документооборот часто остаётся одним из самых трудоёмких внутренних процессов: HR готовит документы, передаёт их сотрудникам, контролирует подписи, напоминает о сроках и организует хранение. Особенно сложно управлять этим при большом штате, нескольких подразделениях или распределённой команде.
Битрикс24 КЭДО позволяет создавать и отправлять кадровые документы сотрудникам, использовать предусмотренные способы электронной подписи, контролировать процесс подписания и предоставлять сотрудникам доступ к собственным документам. Мы определяем виды документов, участников, права, шаблоны и способы подписания, а при необходимости связываем КЭДО с другими HR-процессами Битрикс24.
КОГДА НУЖЕН КЭДО
КОГДА БУМАЖНЫЕ И РУЧНЫЕ КАДРОВЫЕ ПРОЦЕССЫ НАЧИНАЮТ ТОРМОЗИТЬ РАБОТУ
HR вручную контролирует подписи
Приходится самостоятельно отслеживать, кто получил документ, кто уже подписал и кого необходимо дополнительно уведомить.
Большой объём типовых заявлений
Отпуска, командировки, отгулы и другие регулярные кадровые документы каждый раз создаются и обрабатываются вручную.
Сотрудникам сложно найти свои документы
Копии находятся в почте, папках или у кадрового специалиста, и для получения нужного документа приходится отдельно обращаться в HR.
Компания хочет сократить бумажный документооборот
Нужно перенести поддерживаемые кадровые процессы в электронный формат и организовать понятный порядок работы с документами.
В Битрикс24 уже работают сотрудники
CRM, задачи и внутренние процессы уже находятся в системе, поэтому кадровую работу можно организовать в том же цифровом пространстве.
ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ
ОТ АНАЛИЗА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ДО РАБОЧИХ СЦЕНАРИЕВ ПОДПИСАНИЯ
Анализ кадрового документооборота
Разбираем, какие документы используются в компании, кто их создаёт, проверяет и подписывает, какие документы инициируют сами сотрудники, где они хранятся и какие процессы повторяются регулярно.
Определение состава КЭДО
Фиксируем, какие документы и процессы целесообразно переносить в Битрикс24 на первом этапе. Не стремимся сразу переводить весь кадровый архив — сначала выбираем сценарии, которые подходят для электронного формата и дают заметный эффект в ежедневной работе HR.
Структура сотрудников, представители и права
Проверяем пользователей, подразделения и организационную структуру, назначаем представителей компании, которые подписывают документы от работодателя, и определяем роли и права доступа для HR, руководителей и других участников.
Шаблоны кадровых документов
Настраиваем используемые компанией документы и при необходимости шаблоны для самостоятельных обращений сотрудников — например, заявлений на командировку или отгул.
Электронные подписи
Определяем, какие способы подписания нужны для предусмотренных документов. В зависимости от сценария могут использоваться простая электронная подпись Битрикс24 и другие поддерживаемые варианты, включая УНЭП и УКЭП. Допустимый тип подписи зависит от конкретного документа и требований законодательства.
Маршруты отправки и подписания
Настраиваем последовательность действий: кто создаёт документ, кто проверяет, кто подписывает со стороны компании, когда он направляется сотруднику и что происходит после завершения подписания.
Самостоятельные документы сотрудников
При необходимости настраиваем сценарии, в которых сотрудник сам выбирает подготовленный шаблон, заполняет данные, направляет документ на подписание и отслеживает его статус.
Тестирование и обучение
Проверяем создание, направление, подписание, статусы и доступы на тестовых документах, затем отдельно обучаем HR, представителей компании и сотрудников их рабочим действиям.
ПРИМЕРЫ РАБОТЫ КЭДО
КАК ВЫГЛЯДЯТ КАДРОВЫЕ СЦЕНАРИИ В БИТРИКС24
Заявление на отпуск
Сотрудник выбирает подготовленный шаблон → заполняет необходимые данные → отправляет документ → он проходит предусмотренный процесс → итоговый документ остаётся доступен сотруднику в Битрикс24.
Документ от работодателя
HR формирует документ → представитель компании подписывает его → система направляет документ сотруднику → сотрудник подписывает его предусмотренной электронной подписью.
Командировка
Сотрудник создаёт заявление по шаблону → направляет его на подписание → HR видит документ и его статус → после завершения процесса документ остаётся доступным участникам в рамках их прав.
Пакет документов
HR готовит несколько документов для сотрудника → отправляет их одной операцией → сотрудник последовательно подписывает каждый документ. Возможности массовой отправки зависят от актуальной версии КЭДО.
КЭДО как часть онбординга
Новый сотрудник получает кадровые документы → подписывает их → после этого могут запускаться следующие задачи HR, IT и руководителя. Сам онбординг относится уже к автоматизации HR-процессов, поэтому связываем два контура, не смешивая их.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПЕРЕВЕСТИ В КЭДО
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ОПРЕДЕЛЯЕМ ВМЕСТЕ С КАДРОВЫМ СПЕЦИАЛИСТОМ
В КЭДО могут использоваться кадровые заявления, документы по отпускам и командировкам, уведомления, документы, связанные с кадровыми изменениями, и другие документы, для которых допускается электронный формат. При этом нельзя считать, что абсолютно любой кадровый документ можно без ограничений перевести в КЭДО и подписывать одним и тем же видом электронной подписи. Для каждого сценария учитываем тип документа, применимые требования законодательства и допустимый способ подписания.
КЭДО И HR-АВТОМАТИЗАЦИЯ
КЭДО — ЧАСТЬ HR-СИСТЕМЫ, НО НЕ ЗАМЕНЯЕТ ЕЁ ПОЛНОСТЬЮ
КЭДО отвечает прежде всего за кадровые документы и их электронное подписание. Подбор, согласование кандидатов, онбординг, подготовка рабочего места, выдача оборудования, обучение, заявки сотрудников, увольнение и другие внутренние процессы относятся к более широкой автоматизации HR. При необходимости связываем эти процессы с КЭДО, но не смешиваем их в одну услугу.
КЭДО И БИТРИКС24 ПОДПИСЬ
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ — РАЗНЫЕ СЦЕНАРИИ
Битрикс24 КЭДО предназначен для электронного взаимодействия работодателя и сотрудников по кадровым документам. Битрикс24 Подпись используется для электронного подписания документов с контрагентами — например, клиентами и партнёрами. Поэтому заявление сотрудника на отпуск и договор с клиентом относятся к разным контурам, даже если оба процесса связаны с электронной подписью.
КАК ПРОХОДИТ ВНЕДРЕНИЕ
Анализируем кадровые процессы
Определяем типы документов, участников, существующие маршруты и текущие проблемы.
Выбираем процессы для запуска
Фиксируем документы и сценарии, которые переводим в КЭДО на первом этапе.
Проверяем возможности подписания
Определяем требования к видам электронной подписи и техническим инструментам для выбранных документов.
Настраиваем роли и права
Назначаем представителей компании и определяем доступ HR, руководителей и других участников.
Подготавливаем шаблоны
Создаём и настраиваем необходимый набор кадровых документов и шаблонов.
Настраиваем процессы
Определяем последовательность подготовки, отправки и подписания документов.
Тестируем
Проводим тестовое подписание по каждому основному сценарию и проверяем права, статусы и итоговый результат.
Обучаем HR и сотрудников
Показываем каждой группе только необходимые ей операции и рабочие сценарии.
Запускаем КЭДО
Переводим согласованные кадровые процессы в рабочий режим.
Сопровождаем
Помогаем после запуска и при необходимости подключаем новые виды документов и связанные HR-процессы.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ
Настроенный Битрикс24 КЭДО
Согласованные кадровые документы и процессы переведены в электронный сценарий внутри Битрикс24.
Роли, права и представители компании
Определены участники кадрового документооборота, права HR и других сотрудников, а также представители работодателя, которые подписывают документы со стороны компании.
Шаблоны и сценарии подписания
Подготовлены документы, маршруты и предусмотренные способы электронной подписи, включая сценарии самостоятельного создания документов сотрудниками там, где это требуется.
Контроль статусов и доступ сотрудников
HR видит ход подписания, а сотрудники могут работать со своими документами в рамках предоставленных прав: подписывать, просматривать, скачивать и выполнять доступные действия.
Протестированный процесс и обученную команду
Ключевые сценарии проверены на тестовых документах, HR, представители компании и сотрудники понимают свои операции, а система готова к дальнейшему расширению кадровых процессов.
КЕЙСЫ
БИТРИКС24 ДЛЯ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА "Вжух и суши"
Объединили отзывы и обращения в одной CRM, настроили маршрут обработки, автоматическое назначение задач и контроль статусов.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ КОМПАНИИ «СФЕРАГРУПП»
Объединили продажи, логистику, коммуникации и документооборот в единой CRM для компании по поставке автомобилей из Японии.
БИТРИКС24 ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Автоматизировали маршрут согласования документов между подразделениями, уведомления, контроль сроков и историю решений в единой карточке.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ В НАХОДКЕ
Разделили ключевые строительные процессы на отдельные воронки, автоматизировали согласование счетов и настроили единые правила работы в CRM.
БИТРИКС24 ДЛЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ
Единая CRM для международной команды, интеграция электронной почты, автоматизация заявок и корпоративная база знаний.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИТРИКС24 ДЛЯ АВТОМОБИЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Перестроили CRM после нескольких внедрений, восстановили логику продаж и интеграции, настроили сквозную аналитику и единые правила обработки обращений.
ОТ ЧЕГО ЗАВИСИТ СТОИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ КЭДО
Стоимость рассчитывается после анализа кадрового документооборота. На неё влияют количество сотрудников, организаций и подразделений, число типов документов и шаблонов, сложность маршрутов, количество представителей компании, требования к электронной подписи и дополнительным сервисам, количество ролей и прав, необходимость самостоятельного создания документов сотрудниками, объём текущих HR-процессов, интеграция КЭДО с другими процессами, обучение, подготовка инструкций, а также выбранный тариф и доступные возможности Битрикс24.
Для предварительной оценки достаточно указать количество сотрудников и организаций и перечислить основные виды кадровых документов, которые компания хочет перевести в электронный формат.
ПОЧЕМУ IT-WIZARDS
Начинаем с реального кадрового процесса
Сначала разбираем документы, участников, маршруты и проблемы компании, а уже затем настраиваем КЭДО под фактическую работу HR и сотрудников.
Не пытаемся перевести всё сразу
Для большого кадрового документооборота разумнее начать с наиболее частых и подходящих для электронного формата процессов, проверить их на практике и затем расширять перечень.
Разводим документы и HR-автоматизацию
КЭДО отвечает за кадровые документы и их подписание. Онбординг, оборудование, обучение, заявки и другие процессы подключаем отдельно и связываем с КЭДО только там, где это действительно нужно.
Учитываем требования к электронной подписи
Не обещаем один универсальный способ подписания для любых кадровых документов. Для каждого сценария учитываем вид документа, допустимый тип электронной подписи и применимые требования законодательства.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
КЭДО — кадровый электронный документооборот. Он позволяет работодателю и сотрудникам работать с кадровыми документами в электронном виде и использовать предусмотренные способы электронной подписи.
Битрикс24 указывает, что документы, подписанные через КЭДО в предусмотренном законом порядке, имеют юридическую значимость. При этом для конкретного документа необходимо определить допустимый вид электронной подписи и применимые требования.
В зависимости от сценария могут использоваться разные виды электронной подписи. В частности, сотрудникам доступна простая электронная подпись Битрикс24, а для отдельных сценариев могут применяться УНЭП или УКЭП через поддерживаемые решения.
Да. В предусмотренных сценариях сотрудник может сформировать документ из подготовленного шаблона, заполнить необходимые данные и самостоятельно направить его на подписание — например, заявление на командировку или отгул.
В разделе «Мои документы». Там сотрудник может следить за процессом подписания, просматривать и скачивать свои документы и выполнять доступные ему действия.
Генеральный директор или другой уполномоченный сотрудник, назначенный представителем компании в КЭДО.
Да. Для КЭДО используется ролевая система прав: можно применять стандартные роли и настраивать собственные наборы доступа для сотрудников и подразделений.
Да. В КЭДО поддерживается отправка нескольких документов одной операцией, при этом каждый документ подписывается отдельно. Конкретные лимиты зависят от актуальной версии сервиса.
Нет. КЭДО решает задачи электронного кадрового документооборота и подписания. 1С:ЗУП решает значительно более широкий комплекс задач кадрового учёта и расчёта заработной платы. При необходимости системы должны работать в согласованной архитектуре, а не рассматриваться как прямые замены друг друга.
Нет. Отдельные возможности КЭДО и связанные сервисы доступны не на всех тарифах, поэтому перед внедрением проверяем выбранный тариф и доступность нужного сценария.
Да. Для компании с большим кадровым документооборотом это часто оптимальный подход: сначала настроить наиболее частые процессы, проверить их на практике, а затем расширять перечень документов.
ОБСУДИМ ВНЕДРЕНИЕ КЭДО В ВАШЕМ БИТРИКС24
Расскажите, сколько сотрудников и организаций участвует в кадровом документообороте и какие документы вы хотите перевести в электронный формат. Разберём текущий процесс, способы подписания, роли и маршруты и определим состав первого этапа внедрения.
