ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНОЙ УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ

АВТОМАТИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ, СМЕТ И АКТОВ

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

Автоматизировать процесс согласования договоров, смет, актов и других внутренних документов, исключить потерю заявок между подразделениями, сократить сроки согласования и обеспечить руководству полный контроль над движением документов.

БИЗНЕС-КЕЙС

В строительной компании каждый документ проходит несколько этапов согласования с участием различных подразделений. Юридический отдел проверяет соответствие требованиям законодательства, финансовая служба оценивает бюджетную часть, после чего документы последовательно рассматриваются руководителями компании.

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО?

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МАРШРУТА СОГЛАСОВАНИЯ

В корпоративном портале реализовали последовательный бизнес-процесс, который полностью повторяет внутренний регламент компании.
После создания заявки система самостоятельно определяет маршрут документа и последовательно передаёт его между юридическим отделом, финансовой службой, заместителем директора и директором. Каждый следующий этап становится доступен только после завершения предыдущего.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Передача документов между сотрудниками перестала зависеть от ручных действий.
После завершения очередного этапа CRM автоматически назначает задачу следующему ответственному сотруднику, уведомляет участников процесса и контролирует соблюдение сроков. Если документ требует корректировки, инициатор получает замечания и может повторно запустить процедуру согласования без создания новой заявки.

КОНТРОЛЬ СРОКОВ И ИСПОЛНЕНИЯ

Для каждого этапа согласования предусмотрены автоматические уведомления и напоминания.
Руководители получили возможность в режиме реального времени видеть, на каком этапе находится каждый документ, кто является текущим исполнителем и где возникают задержки. Это позволило отказаться от постоянных уточнений по телефону и в корпоративных чатах.

ПРОЗРАЧНОСТЬ ВСЕГО ПРОЦЕССА

Все действия участников фиксируются в системе.
История согласования, комментарии, возвраты на доработку, даты принятия решений и финальный статус документа сохраняются в единой карточке. Это упростило внутренний контроль и обеспечило возможность быстро восстановить всю цепочку согласования по любому документу.

РЕЗУЛЬТАТ

ПРОЗРАЧНЫЙ ЦИФРОВОЙ ПРОЦЕСС

Компания получила единый цифровой процесс согласования документов, который полностью соответствует внутреннему регламенту работы.

Передача документов между подразделениями перестала зависеть от ручного контроля сотрудников, руководители получили прозрачную картину прохождения каждого этапа, а инициаторы больше не тратят время на поиск ответственного исполнителя.

ИТОГ ИТОГ ИТОГ

Согласование договоров, смет, актов и других внутренних документов перенесено в Битрикс24. Система автоматически ведёт документ по маршруту, назначает ответственных, контролирует сроки и сохраняет полную историю решений. Автоматизация позволила сократить сроки согласования примерно на 30%, снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и сделать процесс предсказуемым независимо от количества одновременно рассматриваемых документов.