Согласования проходят в чатах и почте
Документ передаётся от одного сотрудника к другому, возвращается на доработку, а история процесса остаётся в разных каналах.
Автоматизация документооборота в Битрикс24
Настраиваем создание, согласование, подписание и хранение документов в Битрикс24. Формируем понятные маршруты движения документов, автоматизируем повторяющиеся действия и связываем документы с CRM и внутренними процессами компании.
АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ
ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ
ПОНЯТНЫЙ МАРШРУТ ДОКУМЕНТА ОТ СОЗДАНИЯ ДО ХРАНЕНИЯ
Когда договоры, счета, акты и внутренние документы передаются через почту и мессенджеры, процесс становится непрозрачным: сложно понять, у кого документ, какая версия актуальна и кто должен выполнить следующий шаг.
Переносим эту логику в Битрикс24: определяем виды документов, маршруты согласования, роли участников и статусы, настраиваем создание документов по шаблонам, постановку задач, уведомления, подписание и хранение. Документы можно связать с CRM, автоматически подставлять данные сделки и реквизиты компании и запускать дальнейшие действия в рамках согласованного процесса.
КОГДА НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
КОГДА РУЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НАЧИНАЕТ ТОРМОЗИТЬ ПРОЦЕССЫ
Документы заполняются вручную
Менеджеры каждый раз копируют реквизиты, данные клиента, сумму сделки и другую информацию из CRM в Word или другой шаблон.
Непонятно, где находится документ
Чтобы узнать статус договора или счёта, приходится писать ответственным и выяснять, кто должен выполнить следующий шаг.
Используется несколько версий одного файла
В работе появляются несколько редакций одного документа, и сотрудникам сложно определить, какая версия сейчас актуальна.
Руководитель вручную контролирует согласование
Без автоматических уведомлений и зафиксированного маршрута задержки часто обнаруживаются уже после нарушения срока.
Документы не связаны с клиентом или сделкой
Файлы хранятся отдельно от CRM, поэтому сотрудникам приходится искать их в папках, почте или переписке.
ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ
ОТ АНАЛИЗА ТЕКУЩЕГО ПРОЦЕССА ДО РАБОЧЕГО МАРШРУТА
Анализ документооборота
Разбираем виды документов, источники данных, участников, текущее хранение и этапы, на которых возникают задержки.
Проектирование маршрутов
Фиксируем последовательность этапов, участников, сроки, условия перехода и варианты возврата документа на доработку.
Шаблоны и автозаполнение
Создаём или адаптируем шаблоны документов и настраиваем подстановку данных из сделок, контактов, компаний, счетов, коммерческих предложений и смарт-процессов.
Автоматическое создание документов
На согласованном этапе робот может сформировать документ по заданному шаблону и использовать его в следующих действиях процесса.
Согласования и роли
Настраиваем последовательные и более сложные маршруты, определяем роли руководителей, юристов, бухгалтерии и других участников процесса.
Задачи, уведомления и сроки
Автоматизируем постановку задач, уведомления о новых действиях и возвратах, а также сценарии контроля сроков выполнения.
Хранение, доступ и версии
Настраиваем структуру хранения, права сотрудников и подразделений и используем историю версий файлов там, где это поддерживается тарифом.
Подписание, интеграции и тестирование
При необходимости подключаем доступные сценарии подписания, отдельно оцениваем интеграции с внешним ЭДО и тестируем полный маршрут документа.
ПРИМЕРЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
КАК МОЖЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В БИТРИКС24
Подготовка договора из сделки
Сделка переходит на нужный этап, система формирует договор по шаблону и подставляет данные клиента, сумму и реквизиты из CRM.
Согласование договора
Документ передаётся юристу и руководителю, при замечаниях возвращается на доработку, после утверждения получает согласованный статус.
Согласование счёта
Сотрудник загружает счёт, руководитель получает запрос на согласование, утверждает или возвращает его, а сотрудник получает результат.
Коммерческое предложение
При достижении нужной стадии робот формирует документ, после чего файл можно использовать в следующем действии процесса, например при отправке клиенту.
Выставление счёта
На согласованном этапе система создаёт счёт с товарами, суммой и реквизитами, после чего следующий робот может продолжить сценарий работы с документом.
Внутренняя заявка
Сотрудник создаёт заявку, руководитель согласовывает её, финансовый отдел получает следующий этап, а после выполнения заявителю приходит уведомление.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ С ПОВТОРЯЮЩИМСЯ МАРШРУТОМ
- договоры и дополнительные соглашения;
- коммерческие предложения;
- счета и акты;
- внутренние заявки и заявки на оплату;
- заявления сотрудников и документы на командировки;
- документы по закупкам;
- кадровые документы;
- другие типовые документы, которые создаются и согласуются по повторяющейся логике.
Конкретная возможность автоматизации зависит от структуры документа и от того, какие данные доступны в Битрикс24.
ПОДПИСАНИЕ И ВНЕШНИЙ ЭДО
СЦЕНАРИЙ ПОДБИРАЕМ ПОСЛЕ ПРОВЕРКИ ВОЗМОЖНОСТЕЙ
Для поддерживаемых сценариев можно использовать Битрикс24 Подпись, а для кадровых процессов — отдельные инструменты КЭДО и бизнес-процессы.
Если компания работает со сторонним оператором ЭДО, отдельно проверяем техническую возможность интеграции и состав обмена данными. Подключение внешнего ЭДО не считаем универсальной штатной функцией: решение зависит от конкретного оператора, доступных приложений и требуемого сценария.
КАК ПРОХОДИТ РАБОТА
Разбираем документооборот
Определяем виды документов, участников, текущие маршруты, источники данных и основные проблемы.
Проектируем процессы
Фиксируем этапы, роли, сроки, условия согласования и возможные возвраты на доработку.
Готовим шаблоны
Настраиваем документы и поля, которые должны автоматически заполняться данными из системы.
Настраиваем маршруты
Создаём бизнес-процессы, стадии, задачи, уведомления и необходимые автоматические действия.
Настраиваем хранение и доступ
Определяем структуру документов и права сотрудников и подразделений.
Подключаем подписание и интеграции
При необходимости настраиваем доступные инструменты подписания и проверенные сценарии интеграции с внешними системами.
Тестируем
Проходим сценарии от создания документа до финального результата и проверяем альтернативные ветки процесса.
Обучаем сотрудников
Показываем участникам, где получить документ, как согласовать, вернуть на доработку, подписать или найти готовую версию.
Запускаем процесс
Переводим документооборот в рабочий режим и при необходимости корректируем настройки по результатам первых реальных сценариев.
ЧТО ВЫ ПОЛУЧИТЕ
Настроенные шаблоны и автозаполнение
Шаблоны документов и согласованные сценарии, в которых данные из CRM подставляются автоматически.
Маршруты согласования
Этапы движения документов, роли участников, условия возврата на доработку и логика перехода к следующему действию.
Задачи, уведомления и контроль сроков
Автоматические действия для участников процесса и контроль согласованных сроков там, где это предусмотрено сценарием.
Хранение и права доступа
Согласованную структуру хранения документов, разграничение доступа и историю версий в поддерживаемых сценариях.
Протестированный процесс и инструкции
Проверенный маршрут от создания документа до результата, а также понятный порядок действий для сотрудников. Подписание и внешние интеграции включаются в согласованном составе.
КЕЙСЫ
БИТРИКС24 ДЛЯ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА "Вжух и суши"
Объединили отзывы и обращения в одной CRM, настроили маршрут обработки, автоматическое назначение задач и контроль статусов.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ КОМПАНИИ «СФЕРАГРУПП»
Объединили продажи, логистику, коммуникации и документооборот в единой CRM для компании по поставке автомобилей из Японии.
БИТРИКС24 ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Автоматизировали маршрут согласования документов между подразделениями, уведомления, контроль сроков и историю решений в единой карточке.
ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24 ДЛЯ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ В НАХОДКЕ
Разделили ключевые строительные процессы на отдельные воронки, автоматизировали согласование счетов и настроили единые правила работы в CRM.
БИТРИКС24 ДЛЯ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ
Единая CRM для международной команды, интеграция электронной почты, автоматизация заявок и корпоративная база знаний.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИТРИКС24 ДЛЯ АВТОМОБИЛЬНОЙ КОМПАНИИ
Перестроили CRM после нескольких внедрений, восстановили логику продаж и интеграции, настроили сквозную аналитику и единые правила обработки обращений.
ОТ ЧЕГО ЗАВИСИТ СТОИМОСТЬ
Стоимость рассчитывается после анализа процессов. На объём работ влияют количество и сложность типов документов и шаблонов, число автоматически заполняемых полей, маршрутов и этапов согласования, количество участников и ролей, условия и варианты прохождения, возвраты на доработку, задачи и уведомления, требования к хранению и правам доступа, необходимость электронной подписи, используемый вид ЭДО, внешние интеграции и 1С, объём миграции существующих документов, индивидуальная разработка и количество сотрудников для обучения.
Для предварительной оценки достаточно показать несколько типовых документов и описать их текущий путь: кто создаёт, проверяет, согласовывает и подписывает документ и где он хранится после завершения процесса.
ПОЧЕМУ IT-WIZARDS
Сначала разбираем процесс
До настройки фиксируем виды документов, участников, текущие маршруты, источники данных и места, где процесс теряет прозрачность или скорость.
Связываем документы с CRM
Используем данные сделок, контактов, компаний и других сущностей, чтобы документы создавались и обрабатывались в контексте реального процесса компании.
Не обещаем универсальный ЭДО
Если нужен внешний оператор электронного документооборота, сначала проверяем техническую возможность интеграции и только после этого фиксируем состав обмена.
Тестируем маршрут целиком
Проверяем заполнение документов, согласования, уведомления, права доступа и альтернативные сценарии, затем показываем сотрудникам порядок работы.
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ
Да. Битрикс24 позволяет создавать документы по шаблонам и автоматически подставлять в них данные CRM. Можно использовать стандартные или собственные шаблоны компании.
Да. Бизнес-процессы позволяют строить последовательные маршруты и более сложные процессы со статусами и возвратом документа на предыдущий этап.
Для поддерживаемых сценариев — да. Например, один робот может сформировать документ, а следующий использовать его в действии отправки клиенту по электронной почте.
Для поддерживаемых сценариев можно использовать Битрикс24 Подпись: документ формируется по шаблону и передаётся на подписание из процесса.
У Битрикс24 есть отдельные инструменты КЭДО. Кадровое подписание также можно включать в автоматизированные процессы цифровых рабочих мест.
Возможность зависит от конкретного оператора, доступных приложений и требуемого сценария обмена. Перед проектом проверяем существующую интеграцию или оцениваем разработку отдельного решения.
Документы могут создаваться и использоваться в контексте элементов CRM, а файлы и связанные действия доступны в карточке. Для общего файлового хранения также используется Диск Битрикс24.
Для файлов на Диске доступна история изменений и восстановление предыдущих версий на поддерживаемых тарифах. Срок хранения версий зависит от тарифа.
Да. Права на Диске можно задавать для отдельных сотрудников и подразделений. Для других сущностей и процессов используются соответствующие механизмы прав доступа.
Нет. Документы CRM и бизнес-процессы доступны не на всех тарифах, а лимиты бизнес-процессов также зависят от тарифа. Это проверяем до проектирования решения.
ОБСУДИМ АВТОМАТИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Покажите несколько типовых документов и расскажите, кто их создаёт, проверяет, согласовывает и подписывает. Разберём текущий маршрут и определим состав работ для предварительной оценки.
