КЕЙС: БИТРИКС 24

Подготовили Битрикс24 к работе трёх филиалов.

• Добавили сотрудников, настроили организационную структуру и распределили права доступа с учётом должностей и рабочих функций.
• Это позволило разграничить зоны ответственности между логистами, финансистами, таможенными специалистами и руководителями.

Разработали отдельную воронку сделок, отражающую полный цикл международной поставки:

• Подготовка — получение заявки, технико-экономический анализ, расчёт стоимости и сбор информации о грузе.Букировка — бронирование места у морской линии или перевозчика.Перевозка — контроль движения груза по маршруту.Таможенное оформление — работа с декларациями, досмотрами и выпуском груза.Доставка — организация последнего плеча до получателя.Оплата — выставление счетов и контроль расчётов.Завершение — проверка закрывающих документов и перевод сделки в итоговый статус.
• Каждая стадия соответствует определённому этапу поставки и позволяет контролировать передачу работы между специалистами.

Подготовили портал к ежедневной работе:

• Настроили организационную структуру, добавили сотрудников и распределили права доступа. Карточки лидов, сделок, контактов и компаний адаптировали под внутренние процессы.
• Создали отдельные воронки для обработки обращений и ведения сделок — от квалификации клиента до согласования КП и подписания договора.
• Разделили задачи менеджеров по продажам и специалистов по оформлению, настроили автоматический перенос данных из лида в сделку.

Адаптировали CRM под внешнеторговую логистику. Создали более 70 пользовательских полей, объединив их в тематические группы:

• Коммерческие условия: филиал, Incoterms, условия доставки, тип перевозки (FCL, LCL, AIR, FTL, LTL).Маршрут: первое, основные и последнее логистические плечи, пункты отправления и назначения, порты, станции, СВХ, аэропорты и погранпереходы.Характеристики груза: наименование, код ТН ВЭД, вес, класс опасности, требования к охране и страхованию.Документы и таможня: коносаменты, CMR, накладные, заявки, ТЭО, доверенности, данные и копии ДТ, информация о досмотрах.Участники поставки: отправитель, получатель, Notify Party, агент и экспедитор.Ответственные: логисты по отдельным плечам перевозки и финансист.
• Для стандартизации информации настроили поля со списками выбора. Это позволяет сотрудникам разных филиалов работать с одинаковой структурой данных и снижает риск ошибок при заполнении карточек.

Для детального контроля перевозок разработали отдельный смарт-процесс:

• Каждый контейнер учитывается в собственной карточке и связан с основной сделкой.
• Настроили отдельную воронку движения контейнера: морская перевозка → порт назначения → железнодорожная перевозка → ожидание документов → успех или отказ.
• В карточке контейнера предусмотрели:
• номер, тип и принадлежность контейнера;коносаменты, накладные, релизы и страховые полисы;даты выхода судна, прибытия в порт, размещения на СВХ, перегрузки и доставки;информацию о перевозчиках и узлах маршрута;ответственных за морское, железнодорожное и региональное плечи, а также финансиста.
• Таким образом, руководитель может отслеживать движение каждого контейнера отдельно, сохраняя связь с общей поставкой.

Механизм работает следующим образом:

• считывает значение поля «Количество контейнеров»;создаёт соответствующее количество карточек;переносит в них общие данные родительской сделки;уведомляет ответственного о результате выполнения операции.
• Предусмотрели и обработку ошибок: если количество контейнеров не указано или введено некорректно, система сообщает об этом ответственному и предлагает проверить данные перед повторным запуском.
• Это исключило необходимость вручную создавать карточки и копировать информацию между ними.

РЕАЛИЗОВАЛИ:

• Генерация документов. Подключили генератор документов Битрикс24. Настроили шаблоны счетов, актов, счетов-фактур, накладных, доверенностей, коммерческих предложений и договоров. Документы формируются непосредственно из данных карточки сделки без повторного ввода информации.
• Хранение файлов. Организовали работу с документами поставки внутри CRM. Заявки клиентов, ТЭО, доверенности, копии ДТ, акты взвешивания и страховые полисы доступны в карточке соответствующей сделки.
• Коммуникации. Настроили открытую линию для автоматического попадания обращений клиентов в CRM с привязкой к сделкам. Для внутреннего взаимодействия сотрудников организовали работу через мессенджер, задачи и документы на портале.
• Дополнительно настроили роботов, которые уведомляют сотрудников о результатах операций и необходимости исправить ошибки.

В РЕЗУЛЬТАТЕ:

• После завершения настройки провели обучение сотрудников работе с порталом. Сопровождали первые реальные поставки, проверяли работу автоматизации и вносили необходимые корректировки по результатам эксплуатации.