ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24

ДЛЯ КОМПАНИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ РАЗРЕШЕНИЙ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ БОЛЬШЕГРУЗНОГО ТРАНСПОРТА

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

Создать единую систему для обработки клиентских заявок на оформление разрешений, автоматизировать ключевые этапы работы и обеспечить безопасное хранение конфиденциальной информации с разграничением доступа сотрудников к данным клиентов.

БИЗНЕС-КЕЙС

Компания сопровождает оформление разрешительной документации для передвижения большегрузного транспорта по городским и междугородним маршрутам. Работа строится вокруг большого количества заявок, документов и взаимодействия с клиентами на протяжении всего процесса получения разрешения.

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО?

НАСТРОЙКА CRM ПОД ПРОЦЕСС ОФОРМЛЕНИЯ РАЗРЕШЕНИЙ

Перед началом внедрения был проведен анализ бизнес-процессов компании и подготовлена структура CRM с учетом последовательности оформления разрешительной документации.
В системе настроили воронку сделок, карточки контактов и компаний, а также добавили пользовательские поля, необходимые для работы с маршрутами, транспортными средствами и сопроводительными документами. Это позволило перенести весь процесс сопровождения клиента в единое рабочее пространство.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ЗАЯВОК

Для основных этапов работы были настроены роботы и автоматические сценарии. Система самостоятельно выполняет действия при смене стадии сделки, помогает сотрудникам соблюдать последовательность обработки заявок и снижает количество ручных операций.
Дополнительно реализован сценарий автоматического уведомления клиентов об окончании срока действия разрешения. После отправки уведомления дальнейшее движение сделки происходит автоматически в зависимости от ответа клиента.

НАСТРОЙКА ПРАВ ДОСТУПА И БЕЗОПАСНОСТИ ДАННЫХ

Одной из ключевых задач проекта стало обеспечение конфиденциальности информации. Для сотрудников были настроены различные уровни доступа, ограничивающие просмотр контактных данных клиентов и финансовой информации по сделкам.
Для реализации этих требований были использованы альтернативные механизмы настройки прав доступа, которые позволили сохранить безопасность данных без ограничения ежедневной работы менеджеров.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА

Внутри портала была настроена структура компании, выполнена базовая настройка интерфейса и подготовлено рабочее пространство для сотрудников.
Все заявки теперь обрабатываются по единым правилам, а руководство может контролировать этапы работы и нагрузку сотрудников через единую CRM.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

После завершения внедрения было проведено обучение работе с системой. Во время встречи сотрудники познакомились с новой логикой обработки заявок и использованием автоматизированных сценариев.
Запись обучения была размещена внутри Битрикс24, что позволило использовать ее для адаптации новых сотрудников и повторного изучения функционала.

РЕЗУЛЬТАТ

ЕДИНАЯ CRM ДЛЯ РАБОТЫ С ЗАЯВКАМИ И РАЗРЕШИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Компания получила централизованную систему управления заявками на оформление разрешений для большегрузного транспорта. Все этапы сопровождения клиента перенесены в CRM, ключевые процессы обработки заявок автоматизированы, а сценарии повторной работы с клиентами запускаются после окончания срока действия разрешений.

ИТОГ ИТОГ ИТОГ

Особое внимание в проекте уделили безопасности данных. Благодаря гибкой настройке прав доступа сотрудники работают только с информацией, необходимой для выполнения их задач, а руководство получило прозрачный инструмент контроля процессов и единое пространство для управления работой компании.